Sposób załatwiania i przyjmowania spraw

Sposób załatwiania spraw ze względu na tematykę:

  1. Sprawy dotyczące dzieci i opieki nad dzieckiem należy zgłaszać w pierwszej kolejności do wychowawcy, w drugiej – do dyrektora.
  2. Sprawy dotyczące płatności należy zgłaszać w sekretariacie do kierownika gospodarczego.
  3. Sprawy formalne, inne należy składać do dyrektora przez sekretariat.

Sposób załatwiania spraw formalnych i korespondencyjnych:

  1. Całość korespondencji przychodzącej do placówki przyjmuje sekretariat.
  2. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo.
  3. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
  4. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania .
  5. Po wykonaniu czynności określonych w ust.1 – 5, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom.
  6. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

Sposoby załatwiania spraw:

  1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
  • odręczną,
  • korespondencyjną,
  • inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
  1. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
  2. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
  3. Załatwienie sprawy może być:
  • tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
  1. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
  2. Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.
  3. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
  • nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową.
  • znak sprawy,
  • powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
  • datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
  •  określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresatem,
  • treść pisma,
  • podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
  1. pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza – liczbę przesyłanych załączników (Zał. …) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr … do pisma znak …),
  2. adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,
  3. ewentualne wskazówki dla sekretariatu.
  4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
  5. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy wymagane przepisami prawa, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
Komentarze
    Galeria